Aujourd'hui, l'échange de documents papier se fait de plus en plus rare. Les entreprises préfèrent gagner du temps et avoir recours au numérique. Les documents sont alors validés par une signature digitale.
Avantages de la signature électronique pour les entreprises
Dans le milieu professionnel, la
signature électronique tend à se répandre, dans la mesure où elle présente d'indéniables avantages. La transmission des documents par voie électronique est presque instantanée et a, ces dernières années, supplanté le courrier papier, trop lent et peu écologique. Néanmoins, à ses débuts, le transfert électronique a posé le problème de l'authentification des documents et plus particulièrement de la signature pour les documents officiels, comme des contrats. Comment donner à des documents numérisés la même valeur
juridique que celle qu'a un document papier revêtu d'une signature manuscrite ? Dans ce contexte, la signature digitale a permis une avancée considérable. On peut même dire qu'elle est aujourd'hui essentielle pour les entreprises.
Comment donner une valeur juridique à un document signé numériquement ?
Ainsi que nous l'avons dit, la question s'est longtemps posée : une simple signature numérisée n'est en effet pas l'équivalent, sur le plan juridique, d'une signature manuscrite. Cette solution a pu être utilisée à l'origine dans un contexte où les partenaires d'affaires se faisaient confiance, ou pour un transfert rapide précédant un transfert papier destiné à l'authentifier. L'apparition de solutions numériques sécurisées a constitué une véritable révolution, en simplifiant les procédures de signature des contrats et des transactions dans le domaine des affaires. Cette sécurisation passe par l'utilisation d'un logiciel de
signature digitale qui offre les mêmes garanties qu'une signature manuscrite. Les partenaires n'ont plus besoin de se rencontrer physiquement et les documents authentifiés peuvent être transmis à plusieurs personnes en même temps.
Comment fonctionne la validation électronique des documents ?
Il peut s'agir d'un rapport, d'un contrat, ou encore du compte rendu d'une réunion de conseil d'administration. L'avantage du système est de permettre une signature à distance, entièrement dématérialisée, par le biais d'un logiciel installé sur l'ordinateur des dirigeants, en local, ou à l'inverse, par le biais d'une interface fournie par un prestataire de services spécialisé. Cette dernière solution est souvent la plus pratique, dans la mesure où c'est le prestataire qui assure, moyennant un abonnement au service, l'authentification de la procédure, et donc des signatures entre les partenaires d'affaires. Sécurité, légalité, simplicité : autant d'atouts pour une technique aujourd'hui très au point, qui permet aux entreprises de gagner en efficacité et d'échanger des documents de manière très rapide. Il n'y a plus à craindre que le courrier se perde, ni à engager des frais pour l'envoyer en recommandé. Les retards dus aux oublis sont bien plus rares et les documents ne traînent pas sous une forme papier durant des jours et des jours sur les bureaux des décideurs.
